Firmenfeier planen in Österreich: Die 7-Schritte-Checkliste für Budget, Steuern und Eventausstattung

Du sollst die nächste Firmenfeier organisieren? Dann landen plötzlich mehr Fragen auf deinem Tisch, als der Begriff „ein netter Abend mit dem Team“ vermuten lässt.

Wie hoch darf das Budget sein? Welche steuerlichen Freibeträge gelten in Österreich? Was passiert bei Regen? Wie viele Tische, Gläser oder Kühlschränke braucht ihr? Und wer nimmt eigentlich das gemietete Equipment entgegen, während der Rest des Teams noch im Büro sitzt?

Ob lockeres Sommerfest für 20 Personen, Weihnachtsfeier mit gesetztem Menü oder großes Firmenevent für 150 Mitarbeitende: Eine gelungene Veranstaltung entsteht nicht durch möglichst viele Programmpunkte. Sie entsteht durch klare Entscheidungen, realistische Mengen und eine Logistik, die auch dann funktioniert, wenn das Wetter oder ein Dienstleister nicht mitspielt.

In dieser Anleitung führen wir dich in sieben Schritten durch die komplette Planung – von Budget und Steuerfragen bis zum Abbau am nächsten Morgen.

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Firmenfeier planen: Das Wichtigste vorab

Bevor du Angebote einholst, solltest du fünf grundlegende Fragen beantworten:

• Was soll die Firmenfeier erreichen?

• Wer wird eingeladen?

• Welches Gesamtbudget steht zur Verfügung?

• Findet das Event drinnen oder draußen statt?

• Wer trägt die operative Gesamtverantwortung?

Für kleinere interne Feiern können sechs bis zehn Wochen Vorlauf ausreichen. Bei größeren Veranstaltungen, gefragten Terminen oder externen Locations solltest du mehrere Monate einplanen.

Reserviere außerdem etwa 10 bis 15 Prozent des Budgets als Puffer. Zusätzliche Technik, mehr Catering-Personal, ein wetterbedingtes Zelt oder verlängerte Mietzeiten kosten fast immer mehr als erwartet.

Schritt 1: Ziel, Gästeliste und Budget festlegen

Bevor du Locations besichtigst oder Caterer kontaktierst, braucht deine Firmenfeier einen klaren Rahmen.

Was soll die Veranstaltung bewirken?

Eine Weihnachtsfeier zum Jahresabschluss benötigt einen anderen Aufbau als ein Sommerfest für Mitarbeitende und deren Familien. Auch ein Jubiläum, ein Teambuilding-Event oder eine Feier nach einem erfolgreichen Projekt verfolgt jeweils ein anderes Ziel.

Kläre daher zuerst:

• Geht es um Wertschätzung und Dank?

• Soll der Teamzusammenhalt gestärkt werden?

• Feiert ihr einen konkreten Meilenstein?

• Sind Familien, Kunden oder Geschäftspartner eingeladen?

• Soll die Veranstaltung auch für Employer Branding genutzt werden?

• Wie formell oder locker soll der Abend wirken?

Diese Antworten beeinflussen praktisch jede weitere Entscheidung: Location, Beginn, Catering, Ausstattung, Moderation und Kommunikationsstil.

Die Teilnehmerzahl realistisch kalkulieren

Arbeite nicht nur mit der Zahl der eingeladenen Personen. Unterscheide zwischen:

• eingeladenen Personen,

• erwarteten Zusagen,

• bestätigten Teilnehmenden,

• Begleitpersonen und Kindern,

• Dienstleistern und internem Veranstaltungspersonal.

Bei Catering und Bestuhlung zählt vor allem die bestätigte Gästezahl. Bei Flächen, Garderobe, Toiletten und Sicherheitsplanung solltest du dagegen mit der maximal möglichen Anwesenheit rechnen.

Das Budget nach Kostenbereichen aufteilen

Ein Pro-Kopf-Budget ist hilfreich, bildet aber nicht alle Fixkosten ab. Tonanlage, Zelt, Transport oder Reinigung kosten häufig ähnlich viel, unabhängig davon, ob 40 oder 55 Personen teilnehmen.

Steuerliche Freibeträge für Betriebsfeiern in Österreich

Für die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen gilt in Österreich ein Freibetrag von bis zu 365 Euro jährlich pro Person. Bis zu dieser Grenze bleibt der geldwerte Vorteil für Mitarbeitende lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Zusätzlich können Sachzuwendungen wie bestimmte Mitarbeitergeschenke bis zu 186 Euro jährlich pro Person steuer- und beitragsfrei bleiben. Dabei werden sämtliche Betriebsveranstaltungen beziehungsweise Sachzuwendungen innerhalb des Kalenderjahres zusammengerechnet. (Österreichische Gesundheitskasse)

Die Veranstaltung muss grundsätzlich allen Mitarbeitenden offenstehen. Eine individuelle Bevorzugung einzelner Personen gilt dagegen nicht als begünstigte Betriebsveranstaltung. Geldgeschenke fallen ebenfalls nicht unter die Steuerbefreiung für Sachzuwendungen. (Österreichische Gesundheitskasse)

Steuerhinweis:
Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfe Sonderfälle vorab mit deiner Steuerberatung oder Lohnverrechnung.

Sind Ziel, Personenkreis und Budget geklärt, kann die Suche nach dem passenden Termin und Veranstaltungsort beginnen.

Schritt 2: Termin, Location und Plan B organisieren

Der beste Termin ist nicht zwingend jener mit hundertprozentiger Verfügbarkeit. Entscheidend ist, dass Schlüsselpersonen teilnehmen können und ausreichend Vorlauf für Location, Catering und Ausstattung bleibt.

Termin frühzeitig abstimmen

Digitale Umfragen erleichtern die Auswahl. Beschränke dich dabei auf wenige gut gewählte Termine, statt zehn Varianten zur Abstimmung zu stellen.

Berücksichtige außerdem:

• Ferienzeiten und Feiertage,

• wichtige interne Termine,

• branchentypische Hochphasen,

• parallele Großveranstaltungen,

• die Anreise am nächsten Arbeitstag,

• saisonale Auslastung von Locations und Dienstleistern.

Gerade bei Sommerfesten und Weihnachtsfeiern sind beliebte Donnerstage und Freitage häufig früh vergeben.

Die Location nicht nur nach der Optik auswählen

Eine schöne Location ist noch keine funktionierende Eventlocation. Prüfe daher auch die operative Seite:

• Passt die Fläche zur erwarteten Gästezahl?

• Sind ausreichend Sitz- und Stehbereiche vorhanden?

• Gibt es einen wetterfesten Innenbereich?

• Sind Anlieferung und Abholung problemlos möglich?

• Gibt es Ladezonen, Stufen oder enge Zufahrten?

• Sind ausreichend Steckdosen und Stromkreise vorhanden?

• Gibt es Toiletten, Garderobe und gegebenenfalls Wickelmöglichkeiten?

• Ist die Location barrierearm erreichbar?

• Wie sieht es mit Parkplätzen und öffentlichen Verkehrsmitteln aus?

• Welche Lautstärke- und Sperrstundenregelungen gelten?

• Wer übernimmt Endreinigung und Müllentsorgung?

• Welche Ausstattung ist bereits inkludiert?

Lass dir wichtige Inklusivleistungen schriftlich bestätigen. Der Satz „Das müsste eigentlich vorhanden sein“ ist keine belastbare Grundlage für den Eventtag.

Der Plan B muss genauso konkret sein wie Plan A

„Bei Regen gehen wir hinein“ ist nur dann ein Plan, wenn der Innenraum tatsächlich alle Personen, das Catering und das Programm aufnehmen kann.

Für Outdoor-Veranstaltungen solltest du daher vorab festlegen:

• Ab wann wird auf die Schlechtwettervariante umgestellt?

• Wer trifft die Entscheidung?

• Bis wann kann ein Zelt aufgebaut werden?

• Wie werden Technik und Laufwege geschützt?

• Gibt es Heizgeräte für einen Temperatursturz?

• Was passiert bei starkem Wind oder Gewitter?

• Wohin kommen nasse Jacken und Schirme?

Ein Partyzelt oder einen Pavillon zu mieten ist oft wirtschaftlicher, als dauerhaft eine zweite Location als Backup zu buchen. Für kühle Abende kannst du zusätzlich passende Event-Heizung und Klimatechnik einplanen.

Genehmigungen und Musikrechte prüfen

Ob eine Veranstaltung gemeldet oder angemeldet werden muss, hängt unter anderem vom Bundesland, Veranstaltungsort, Gefahrenpotenzial und davon ab, ob sie öffentlich zugänglich ist. Bei Veranstaltungen in bereits entsprechend genehmigten gewerblichen Betriebsanlagen kann eine zusätzliche Anmeldung entfallen. Musikdarbietungen im Freien oder in Zelten können dagegen anzeigepflichtig sein. Bei öffentlichen Aufführungen geschützter Musik können außerdem Nutzungsgebühren anfallen. (Österreich)

Stehen Termin, Ort und Schlechtwetterlösung, wird aus der groben Idee eine konkrete Materialplanung.

Schritt 3: Eventausstattung berechnen – was brauchst du wirklich?

Die häufigsten Engpässe entstehen nicht beim großen Programmpunkt. Sie entstehen bei unscheinbaren Dingen: zu wenig Kühlfläche, fehlende Verlängerungskabel, keine Ablage bei der Bar oder zu wenige Gläser.

Statt Ausstattung für einen einzelnen Abend anzuschaffen und anschließend einzulagern, kannst du benötigte Eventausstattung flexibel mieten.

Beispielrechnung für eine Firmenfeier mit 50 Personen

Die folgenden Werte sind Orientierungsgrößen. Menü, Dauer, Location und Veranstaltungsformat können den tatsächlichen Bedarf verändern.

Sitzplätze und Kommunikationszonen kombinieren

Eine Firmenfeier funktioniert selten ausschließlich im Sitzen. Während des Essens brauchen Gäste verlässliche Plätze. Für Empfang, Networking und spätere Gespräche sind Stehtische dagegen häufig wertvoller.

Plane deshalb verschiedene Bereiche:

• Sitzbereich für Essen und längere Gespräche,

• Stehtische beim Empfang oder an der Bar,

• ruhige Zone für Gespräche,

• freie Fläche für Programm oder Tanz,

• wettergeschützter Bereich,

• klare Wege zu Buffet, Toiletten und Garderobe.

Passende Tische, Garnituren, Stühle oder Barhocker findest du in der Kategorie Partymöbel mieten.

Kühlung nicht unterschätzen

Haushaltskühlschränke sind für große Mengen warmer Getränke häufig ungeeignet. Sie benötigen Zeit und ausreichend Luftzirkulation. Werden sie kurz vor Beginn vollständig mit ungekühlten Flaschen befüllt, bleiben die Getränke womöglich bis zum Abend lauwarm.

Kläre daher:

• Werden die Getränke bereits gekühlt geliefert?

• Wann können die Kühlgeräte eingeschaltet werden?

• Gibt es ausreichend Stromkapazität?

• Wo stehen Reservegetränke?

• Wie viel Eis wird benötigt?

• Gibt es getrennte Kühlung für Speisen und Getränke?

Zusätzliche Kühl-, Zapf- und Servierausstattung findest du unter Partyküche und Catering-Equipment mieten.

Verleihunternehmen aus der Eventbranche erzählen uns immer wieder, dass nicht das große Equipment die Probleme verursacht, sondern die kleinen Engpässe: zu wenig Kühlleistung, fehlende Kabel oder ungeklärte Rückgabezeiten. Wer diese Punkte früh plant, spart am Eventtag mehr Nerven als mit jedem zusätzlichen Programmpunkt.“
— Sascha Ernszt, Co-Founder & Sales bei shareonimo.at

Wenn Möbel, Kühlung und Infrastruktur geklärt sind, kann das Catering auf den tatsächlichen Ablauf abgestimmt werden.

Schritt 4: Catering und Getränke passend auswählen

Beim Catering entscheidet nicht nur die Qualität. Auch Wartezeiten, Ernährungsformen und die Art der Ausgabe beeinflussen den Ablauf.

Ein gesetztes Menü wirkt hochwertig, benötigt aber fixe Sitzplätze und eine genaue Abfrage der Essenswünsche. Ein Buffet bietet mehr Auswahl, kann jedoch Warteschlangen verursachen. Foodtrucks passen besonders gut zu lockeren Sommerfesten, benötigen bei größeren Gruppen aber ausreichend Ausgabekapazität.

Frage mit der Anmeldung strukturiert ab:

• vegetarisch oder vegan,

• Allergien und Unverträglichkeiten,

• gluten- oder laktosefreie Ernährung,

• religiöse Ernährungsregeln,

• Kinderportionen.

Getränkestationen sollten außerhalb der Essensschlange liegen. Plane Wasser, alkoholfreie Getränke und hochwertige Alternativen zu Bier oder Wein genauso sichtbar ein wie alkoholische Getränke.

Bei größeren Gruppen helfen getrennte Stationen für Vorspeisen, Hauptgerichte, Dessert und Getränke. Das reduziert Wartezeiten, ohne dass du das Catering unnötig kompliziert machen musst.

Mit einem funktionierenden Versorgungskonzept steht das Fundament. Jetzt braucht der Abend einen angenehmen Rhythmus.

Schritt 5: Programm, Musik und Unterhaltung planen

Eine gute Firmenfeier benötigt einen Ablauf, aber kein lückenloses Unterhaltungsprogramm. Die Gäste brauchen Orientierung und gleichzeitig genügend Raum für Gespräche.

Ein einfacher, funktionierender Spannungsbogen

Starte mit einem entspannten Empfang, bevor die Geschäftsführung kurz begrüßt. Danach folgen Essen und gegebenenfalls Ehrungen oder ein Jahresrückblick. Erst anschließend sollte der Abend in Musik, Fotobox und freie Unterhaltung übergehen.

Reden sollten klar vorbereitet und bewusst kurz gehalten werden. Mehrere Ansprachen direkt hintereinander wirken schnell wie ein internes Meeting mit Getränken.

Die Tonanlage passend auswählen

Für Hintergrundmusik in einem kleinen Innenraum reicht ein anderes System als für Moderation, Live-Musik oder eine Tanzfläche im Freien.

Kläre vor der Buchung:

• Innen- oder Außenbereich?

• Hintergrundmusik oder Partylautstärke?

• Wie viele Personen werden beschallt?

• Wird ein Mikrofon benötigt?

• Wie wird Musik zugespielt?

• Wer übernimmt Aufbau und Bedienung?

• Ist ausreichend Strom vorhanden?

• Gibt es ein Ersatzkabel oder ein zweites Mikrofon?

Über die Kategorien Eventtechnik mieten und Musikanlagen und PA mieten kannst du passende Ausstattung für Reden, Musik und Präsentationen finden.

Eine Fotobox funktioniert ohne fixen Programmpunkt

Eine Fotobox eignet sich besonders gut für Firmenfeiern, weil sie keinen festgelegten Zeitpunkt im Ablauf benötigt. Gäste nutzen sie dann, wenn Zeit und Stimmung passen.

Achte auf:

• ausreichend Platz vor der Kamera,

• einen geeigneten Hintergrund,

• eine Steckdose in unmittelbarer Nähe,

• sichere Kabelführung,

• digitale Galerie oder Sofortdruck,

• Requisiten passend zur Unternehmenskultur,

• klare Regeln für die spätere Verwendung der Bilder.

Unter Fotobox mieten findest du unterschiedliche Lösungen – von kompakten Selbstabhol-Systemen bis zu Sets mit Hintergrund und Druckfunktion.

Das Programm steht. Damit es auch tatsächlich so stattfinden kann, müssen Anlieferung und Verantwortlichkeiten geklärt sein.

Schritt 6: Lieferung, Übergabe und Sicherheit koordinieren

Der häufigste logistische Fehler lautet: Alle wissen, was geliefert wird – aber niemand weiß, wer es entgegennimmt.

Bestimme deshalb für Location, Catering, Ausstattung und Technik jeweils eine verantwortliche Person. Vereinbare konkrete Lieferfenster statt Angaben wie „am Nachmittag“ und dokumentiere:

• Kontaktperson und Telefonnummer,

• Zufahrt und Ladezone,

• frühestmöglichen Aufbau,

• benötigte Helfer,

• Stellfläche und Transportweg,

• Abholzeit und Rückgabefrist.

Prüfe gemietete Gegenstände direkt bei der Übernahme. Sind Kabel, Adapter, Fernbedienungen, Schlüssel und sonstiges Zubehör vollständig? Fotografiere den Zustand und halte bereits vorhandene Schäden fest.

Kontrolliere vor dem Einlass außerdem Fluchtwege, Kabel, Zeltbefestigungen, Erste-Hilfe-Ausstattung und die Erreichbarkeit einer nüchternen, entscheidungsfähigen Ansprechperson.

Mit geklärten Übergaben und Zuständigkeiten bleibt am Veranstaltungstag nur noch die kontrollierte Umsetzung.

Schritt 7: Eventtag, Abbau und Nachbereitung

Am Eventtag sollte niemand mehr grundlegende Entscheidungen treffen müssen. Jetzt geht es um Kontrolle, Kommunikation und kleinere Anpassungen.

Der letzte Check vor der Veranstaltung

Bestätige spätestens wenige Tage vorher:

• finale Gästezahl,

• Essenswünsche und Allergien,

• Liefer- und Aufbauzeiten,

• Wetterprognose und Plan B,

• Kontaktdaten aller Beteiligten,

• Technik- und Soundcheck,

• Reden und Moderation,

• Rückgabe- und Abholtermine.

Erstelle einen kurzen Ablaufplan mit Uhrzeiten, Aufgaben und verantwortlichen Personen. Dieser Plan gehört nicht nur auf ein Smartphone, sondern zusätzlich ausgedruckt in die Projektmappe.

Die Event-Notfallbox

Diese kleinen Dinge retten überraschend oft den Abend:

• Gewebe- oder Gaffer-Tape,

• Kabelbinder,

• Schere und Cutter,

• Permanentmarker,

• Verlängerungskabel und Mehrfachstecker,

• Ersatzbatterien,

• Powerbanks und Ladekabel,

• Taschenlampe,

• Flaschenöffner und Korkenzieher,

• Pflaster und Erste-Hilfe-Grundausstattung.

Nach der Feier ist vor der Rückgabe

Lege bereits vor der Veranstaltung fest, wer Zubehör einsammelt, gemietete Gegenstände kontrolliert und die Rückgabe organisiert. Achte dabei besonders auf kleine Teile wie Adapter, Fernbedienungen oder Schlüssel, die beim Abbau leicht übersehen werden.

Eine kurze Nachbesprechung sollte innerhalb weniger Tage stattfinden. Klärt gemeinsam, was besonders gut funktioniert hat, wo Wartezeiten entstanden sind, welche Mengen zu hoch oder zu niedrig kalkuliert waren und welche Ausstattung gefehlt hat. Prüft außerdem, ob das Budget eingehalten wurde und was ihr beim nächsten Event anders organisieren möchtet. So beginnt die nächste Firmenfeier nicht wieder bei null.

Gut geplant, entspannt gefeiert: Mieten statt kaufen

Eine gelungene Firmenfeier muss weder organisatorisch überladen noch unnötig teuer sein. Entscheidend ist, dass Ziel, Gästezahl, Location und Ablauf zusammenpassen.

Gerade Gegenstände, die nur für einen einzelnen Abend oder wenige Tage benötigt werden, müssen nicht dauerhaft angeschafft, gelagert und gewartet werden. Auf shareonimo.at findest du Angebote von privaten und gewerblichen Vermietern – von Partymöbeln und Zelten bis zu Fotoboxen, Kühltechnik und Soundanlagen.

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